KI-Inventar erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sie wissen, dass der AI Act ab August 2026 gilt. Sie wissen, dass Sie Pflichten haben. Aber womit anfangen?

Mit dem KI-Inventar. Es ist der erste und wichtigste Schritt zur AI-Act-Compliance – und gleichzeitig der, den die meisten Unternehmen vor sich herschieben.

Das Problem: Die wenigsten wissen, wie viele KI-Systeme sie tatsächlich nutzen. In unserer Erfahrung unterschätzen Unternehmen die Zahl um den Faktor 3 bis 5. Der Praktikant nutzt ChatGPT für Social-Media-Texte, die Buchhaltung hat ein KI-gestütztes Belegerkennungstool, und im CRM läuft längst ein KI-basiertes Lead-Scoring – nur weiß die Geschäftsführung davon nichts.

Warum ist das KI-Inventar Pflicht?

Der AI Act verlangt von jedem Unternehmen, das KI einsetzt, eine systematische Übersicht aller eingesetzten KI-Systeme. Ohne Inventar können Sie weder die Risikoklasse bestimmen noch Dokumentationspflichten erfüllen – geschweige denn nachweisen, dass Sie compliant sind.

Konkret verlangt der AI Act von Betreibern (Art. 26):

Wissen, welche KI-Systeme im Einsatz sind
Deren Risikoklasse kennen
Die vorgesehene Zweckbestimmung einhalten
Menschliche Aufsicht sicherstellen

All das beginnt mit einem vollständigen Inventar.

Die 6 Schritte zum KI-Inventar

Schritt 1: Abteilungen systematisch befragen

Gehen Sie jede Abteilung einzeln durch. Nicht per Rundmail (“Hat jemand KI im Einsatz?”), sondern mit gezielten Fragen:

Welche Software-Tools nutzt ihr täglich?
Gibt es Tools, die automatisch Texte, Bilder oder Vorschläge erstellen?
Werden Daten automatisch analysiert, kategorisiert oder bewertet?
Nutzt jemand ChatGPT, Copilot, Claude oder ähnliche Assistenten?
Gibt es automatisierte Entscheidungsprozesse (z. B. Bewerber-Screening, Bonitätsprüfung)?

Typische Fundorte:

Abteilung	Häufige KI-Tools
Marketing	ChatGPT, Midjourney, Canva AI, HubSpot KI-Features
Vertrieb	CRM mit Lead-Scoring, Chatbots, E-Mail-Automatisierung
HR	Bewerber-Screening, CV-Parsing, Interview-Analyse
IT	GitHub Copilot, KI-gestützte Monitoring-Tools
Buchhaltung	Belegerfassung, automatische Kontierung
Kundenservice	Chatbots, automatische Ticket-Klassifizierung
Geschäftsführung	KI-gestützte Dashboards, Prognose-Tools

Schritt 2: Schatten-KI aufspüren

Schatten-KI ist das KI-Äquivalent zu Schatten-IT: Tools, die Mitarbeiter eigenständig nutzen, ohne dass die IT oder Geschäftsführung davon weiß.

Das betrifft vor allem:

Browser-Extensions mit KI-Funktionen (Grammarly, DeepL, Zusammenfassungs-Tools)
Kostenlose Accounts bei ChatGPT, Claude, Gemini
KI-Features in bestehender Software, die per Update aktiviert wurden (Microsoft 365 Copilot, Adobe Firefly in Creative Cloud)

Praxis-Tipp: Fragen Sie nicht “Nutzt du KI?”, sondern “Nutzt du Tools, die automatisch Texte schreiben, Bilder erstellen oder Daten analysieren?” – viele Mitarbeiter denken bei “KI” nur an Roboter, nicht an ihr tägliches ChatGPT.

Schritt 3: Pro System die Kerndaten erfassen

Für jedes identifizierte KI-System dokumentieren Sie:

Name und Anbieter – z. B. “ChatGPT (OpenAI)”
Kategorie – Textgenerierung, Bildgenerierung, Analyse, Automatisierung, etc.
Einsatzzweck – Wofür wird es konkret genutzt?
Abteilung – Wer nutzt es?
Betroffene Personen – Mitarbeiter, Kunden, Bewerber?
Entscheidungsautonomie – Unterstützt es nur oder entscheidet es selbständig?
Sitz des Anbieters – EU oder Nicht-EU?
Server-Standort – Wo werden Daten verarbeitet?

Schritt 4: Risikoklasse zuordnen

Basierend auf den erfassten Daten ordnen Sie jedes System einer der vier AI-Act-Risikoklassen zu:

Verboten – Social Scoring, manipulative Systeme → sofort abschalten
Hochrisiko – HR-Entscheidungen, Kreditwürdigkeit, Versicherung, Bildung, kritische Infrastruktur → umfangreiche Pflichten
Begrenztes Risiko – Chatbots, KI-generierte Inhalte → Transparenzpflicht
Minimales Risiko – Spam-Filter, Rechtschreibprüfung → keine besonderen Pflichten

Im Zweifel höher klassifizieren. Lieber ein System als “begrenztes Risiko” einstufen, das eigentlich minimal ist, als umgekehrt.

Schritt 5: Verantwortlichkeiten festlegen

Für jedes KI-System brauchen Sie eine verantwortliche Person:

Wer entscheidet über den Einsatz?
Wer überwacht die Nutzung?
Wer ist Ansprechpartner bei Vorfällen?
Wer stellt sicher, dass die menschliche Aufsicht funktioniert?

Das muss kein Vollzeitjob sein – aber es muss klar sein, wer zuständig ist.

Schritt 6: Regelmäßig aktualisieren

Ein KI-Inventar ist kein einmaliges Projekt. Neue Tools kommen dazu, alte werden abgeschafft, Einsatzzwecke ändern sich. Planen Sie mindestens einen vierteljährlichen Review ein.

Trigger für Ad-hoc-Updates:

Neues Software-Tool eingeführt
Bestehendes Tool bekommt KI-Features per Update
Einsatzzweck eines Tools ändert sich
Neue Abteilung beginnt KI zu nutzen

Häufige Fehler beim KI-Inventar

1. Nur “offensichtliche” KI erfassen ChatGPT ist klar. Aber die KI-gestützte Autokorrektur in der E-Mail-Software? Das automatische Tagging in der Foto-Verwaltung? Die Betrugserkennung im Payment-System? KI ist oft unsichtbar – genau deshalb brauchen Sie den systematischen Ansatz.

2. Eingebettete KI-Features übersehen Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, SAP – alle großen Plattformen bauen zunehmend KI ein. Diese Features sind oft per Default aktiviert und werden von Mitarbeitern genutzt, ohne dass es bewusst als “KI-Nutzung” wahrgenommen wird.

3. Das Inventar einmal erstellen und vergessen KI-Landschaften ändern sich schnell. Ein Inventar vom April ist im Oktober veraltet. Ohne regelmäßige Updates wird es zur Compliance-Falle statt zum Compliance-Instrument.

4. Keine Verantwortlichkeiten definieren Ein Inventar ohne Verantwortliche ist eine Tabelle – kein Compliance-Instrument. Jemand muss dafür geradestehen, dass die Einträge aktuell und korrekt sind.

Was gehört NICHT ins KI-Inventar?

Nicht jede Software mit ein bisschen Automatisierung ist ein KI-System im Sinne des AI Acts. Der AI Act definiert KI-Systeme als maschinenbasierte Systeme, die mit unterschiedlichem Grad an Autonomie Ergebnisse wie Vorhersagen, Empfehlungen oder Entscheidungen erzeugen.

Nicht erfasst werden müssen:

Einfache regelbasierte Systeme (If-Then-Logik)
Klassische Datenbanken und Suchfunktionen
Statische Automatisierungen (Makros, Skripte)

Im Graubereich: Wenn Sie unsicher sind, ob ein Tool ein KI-System ist – nehmen Sie es auf. Ein Eintrag zu viel im Inventar schadet nicht. Ein fehlender Eintrag schon.

Fazit

Das KI-Inventar ist kein bürokratischer Selbstzweck – es ist das Fundament Ihrer AI-Act-Compliance. Ohne zu wissen, welche KI-Systeme im Unternehmen laufen, können Sie weder Risiken bewerten noch Pflichten erfüllen.

Der Aufwand? Für ein typisches KMU: 1–2 Tage für die initiale Erfassung, danach 2–3 Stunden pro Quartal für Updates.

Der Nutzen? Rechtskonformität, Überblick und – ganz nebenbei – ein besseres Verständnis dafür, wie KI in Ihrem Unternehmen tatsächlich eingesetzt wird.

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