KI-Schulungspflicht – Was der AI Act von Ihrem Team verlangt

Seit dem 2. Februar 2025 gilt eine Pflicht aus dem AI Act, die viele Unternehmen noch nicht auf dem Schirm haben: Art. 4 – KI-Kompetenz. Kein Hochrisiko-System, keine komplizierte Klassifizierung. Einfach die Pflicht, dass Ihr Team versteht, was es mit KI tut.

Was steht in Art. 4?

Der Wortlaut ist kurz und klar:

„Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen.”

Drei Dinge fallen auf:

„Anbieter und Betreiber” – also jeder, der KI entwickelt ODER einsetzt
„nach besten Kräften” – keine Perfektion gefordert, aber nachweisbare Bemühung
„ausreichendes Maß” – abhängig von Kontext, Rolle und Risiko

Wen betrifft das?

Jeden, der beruflich mit KI-Systemen arbeitet. Das sind nicht nur Entwickler, sondern typischerweise:

Marketing-Teams, die ChatGPT oder Midjourney nutzen
HR-Abteilungen, die KI-gestützte Bewerbungstools einsetzen
Kundenservice, der Chatbots betreut
Geschäftsführung, die KI-Strategien verantwortet
Einkauf/IT, die KI-Tools beschaffen und freigeben

Die Pflicht gilt unabhängig von der Risikoklasse des KI-Systems. Auch wer nur ChatGPT für E-Mails nutzt, muss verstehen, was er tut.

Was bedeutet “ausreichende KI-Kompetenz”?

Art. 4 nennt vier Faktoren, die das Maß bestimmen:

Faktor	Beispiel
Technische Kenntnisse	Grundverständnis: Was kann KI, was nicht?
Erfahrung und Ausbildung	IT-Leiter braucht mehr als Sachbearbeiter
Einsatzkontext	Medizin-KI erfordert mehr als Marketing-KI
Betroffene Personen	KI mit Kundenkontakt → höhere Anforderung

Konkret heißt das: Ein Mitarbeiter, der KI-generierte Texte für Social Media erstellt, muss wissen:

Dass die Inhalte KI-generiert sind und ggf. gekennzeichnet werden müssen
Dass KI-Outputs Fehler enthalten können (Halluzinationen)
Dass er verantwortlich für die Prüfung bleibt
Welche Daten er in KI-Tools eingeben darf und welche nicht

Was zählt als Schulung?

Der AI Act schreibt kein bestimmtes Format vor. Was zählt, ist die nachweisbare Bemühung. Praxistaugliche Optionen:

Für kleine Teams (1-20 Mitarbeiter)

Internes KI-Briefing (60-90 Minuten): Was nutzen wir, was dürfen wir, was nicht?
Schriftliche KI-Richtlinie: 2-3 Seiten, die jeder Mitarbeiter unterschreibt
Kurze Videos/Webinare: Es gibt inzwischen gute deutschsprachige Angebote

Für mittlere Unternehmen (20-250 Mitarbeiter)

Rollenbasierte Schulungen: Unterschiedliche Tiefe je nach Funktion
E-Learning-Module: Einmal erstellen, beliebig wiederholen
KI-Beauftragter: Eine Person, die KI-Fragen bündelt

Für alle: Dokumentation

Egal welches Format – dokumentieren Sie:

Wer wurde wann geschult
Welche Inhalte wurden vermittelt
Welche KI-Systeme waren Gegenstand

Diese Dokumentation ist Ihr Nachweis bei einer Prüfung.

Was passiert, wenn Sie nicht schulen?

Art. 4 fällt unter die dritte Bußgeldstufe des AI Acts:

Bis zu 7,5 Millionen Euro oder
1% des weltweiten Jahresumsatzes

Das klingt drastisch – und für KMUs wird die tatsächliche Strafe deutlich niedriger ausfallen (Art. 99 Abs. 5 verlangt Verhältnismäßigkeit). Aber: Die Pflicht gilt bereits jetzt, nicht erst ab August 2026. Eine Aufsichtsbehörde könnte heute schon prüfen.

5 Schritte zur Umsetzung

Schritt 1: KI-Inventar erstellen Listen Sie alle KI-Tools auf, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind. Ohne diese Liste wissen Sie nicht, wer geschult werden muss.

Schritt 2: Rollen identifizieren Welche Mitarbeiter nutzen welche KI-Systeme? Gruppieren Sie nach Intensität und Risiko.

Schritt 3: Schulungsformat wählen Für die meisten KMUs reicht ein internes Briefing + schriftliche Richtlinie. Kein Universitätskurs nötig.

Schritt 4: Durchführen und dokumentieren Schulung halten, Teilnahme protokollieren, Richtlinie unterschreiben lassen.

Schritt 5: Jährlich wiederholen Neue Tools, neue Mitarbeiter, neue Risiken – einmal im Jahr auffrischen.

Häufige Fehler

“Wir nutzen ja nur ChatGPT” – Auch ChatGPT ist ein KI-System im Sinne des AI Acts
“Schulung ist erst ab August 2026 Pflicht” – Falsch. Art. 4 gilt seit Februar 2025
“Das betrifft nur die IT-Abteilung” – Nein, alle Mitarbeiter die KI nutzen
“Eine E-Mail reicht als Schulung” – Besser als nichts, aber kaum nachweisbar. Ein kurzes Protokoll mit Unterschrift ist deutlich sicherer

Fazit

Die KI-Schulungspflicht ist die am einfachsten umzusetzende Pflicht des AI Acts – und die am häufigsten ignorierte. Ein halber Tag Aufwand für ein KI-Briefing plus Richtlinie schützt Sie vor Bußgeldern und schafft gleichzeitig Klarheit im Team.

Tipp: Starten Sie mit einem kostenlosen KI-Inventar – dann wissen Sie genau, welche Systeme Sie in der Schulung behandeln müssen.